Podávání žádostí o pobytové sociální služby e-mailem je sice pohodlné, ale představuje významné bezpečnostní a legislativní riziko. Tento způsob nesplňuje ani současné nároky na ochranu osobních údajů (GDPR) a spisovou službu a už vůbec ne nové, přísnější požadavky, které přináší novela zákona o archivnictví a spisové službě platná od 1. ledna 2026. Ta pro většinu poskytovatelů (krajské a obecní domovy) zavádí povinnost vést dokumentaci v atestovaném elektronickém systému spisové služby (eSSL).
Hlavní rizika podávání žádostí e-mailem
E-mail jako kanál pro oficiální podání selhává hned v několika klíčových bodech:
- Nezaručené doručení: Zpráva může skončit ve spamu, může být zablokována serverem kvůli velikosti přílohy, nebo ji žadatel může omylem poslat na špatnou adresu. Tím dochází nejen k úniku citlivých osobních a zdravotních údajů, ale žádost se k poskytovateli vůbec nemusí dostat.
- Nesoulad se spisovou službou: Žádost, která zůstane pouze v e-mailové schránce pracovníka, není řádně zaevidována v oficiální evidenci. To je porušení zákonné povinnosti a komplikuje následné kroky, jako je sociální šetření.
- Nevyhovující pro éru eSSL: Od roku 2026 musí být každé podání vedeno jako oficiální dokument v atestovaném systému s jasným identifikátorem, časovou stopou a řízeným životním cyklem. E-mail tuto strukturu a bezpečnost postrádá. Leda, že by to sociální pracovník dělal ručně...
Online žádosti jako bezpečné a efektivní řešení
Jako ideální alternativa k rizikovému e-mailu a tradičnímu papírovému podání se jeví specializované online formuláře, jako jsou ty v rámci služeb Domovy Premium nebo systému DomovIS. Tyto platformy jsou navrženy tak, aby splňovaly všechny zákonné požadavky a eliminovaly výše uvedená rizika.
Výhody online žádostí přes zabezpečené systémy
- Garantovaná evidence a bezpečnost: Žádost podaná přes online formulář se automaticky a okamžitě propíše do evidence žadatelů. Systém ji bezpečně uloží a zařadí, čímž se předejde ztrátě nebo přehlédnutí.
- Strukturovaný sběr dat: Formulář si vyžádá všechny potřebné informace a dokumenty ve správném formátu. Tím se snižuje chybovost a nutnost dodatečně vyzývat žadatele k doplnění údajů.
- Soulad s legislativou (eSSL): Moderní systémy jako DomovIS jsou připraveny na napojení na atestovanou spisovou službu (eSSL). Žádost se tak automaticky stává oficiálním dokumentem a prochází schváleným životním cyklem (přijetí, evidence, vyřízení, archivace).
- Transparentnost pro žadatele: Žadatel má jistotu, že jeho žádost byla správně doručena a zaevidována.
- Efektivita pro pracovníky: Sociální pracovníci mají všechny žádosti přehledně na jednom místě, což jim usnadňuje práci a zajišťuje dodržování zákonných lhůt, například pro provedení sociálního šetření do 30 dnů.
Shrnutí
Zatímco e-mail je pro podávání oficiálních žádostí do sociálních služeb zcela nevhodný a brzy i legislativně nepřípustný, online formuláře v rámci systémů jako DomovIS představují bezpečný, efektivní a moderní standard, který chrání data žadatelů a usnadňuje práci poskytovatelům.